Was bedeutet Automatisierung?

Automatisierung bezeichnet die Ausführung wiederkehrender Arbeitsschritte durch Technik anstelle von Menschen. Sie setzt voraus, dass der Ablauf vorher vollständig beschrieben ist: Auslöser, Regeln, Zwischenschritte, Zuständigkeiten und Ergebnis müssen feststehen. Von der KI unterscheidet sich Automatisierung darin, dass Menschen die Regeln vorgeben und das System diese Regeln nur ausführt.

Klassische Automatisierung arbeitet regelbasiert über Workflow-Engines, die einen Vorgang von Station zu Station weiterreichen und dabei Fristen überwachen. Robotic Process Automation bedient stattdessen die Oberfläche älterer Fachanwendungen, für die keine Schnittstelle existiert. Wo Eingaben unstrukturiert ankommen, übernimmt ein Modell die Vorverarbeitung und übergibt strukturierte Felder an die Regel. Erst diese Kombination erfasst auch Freitext, eingescannte Formulare und Anhänge.

Automatisierung lohnt sich dort, wo ein Vorgang hohe Stückzahlen erreicht und in den meisten Fällen gleich abläuft. Das reicht von der Prüfung eingehender Rechnungen über die Anlage neuer Benutzerkonten bis zur Auslösung einer Nachbestellung bei erreichtem Mindestbestand. Die Ausnahmen bleiben dabei bewusst außen vor und gehen in eine Prüfliste für die Bearbeitung von Hand.

Der Vorteil gegenüber der Bearbeitung von Hand liegt in der Unabhängigkeit von Anwesenheit und Tagesform. Eindeutige Fälle sind am Tag des Eingangs entschieden, und die verfügbare Arbeitszeit verschiebt sich auf die strittigen Fälle. Jeder Schritt hinterlässt einen Eintrag im Protokoll, aus dem sich der Vorgang später vollständig rekonstruieren lässt.

Automatisierung greift nur dort, wo der Ablauf vorher geklärt ist. Ein ungeklärter Prozess wird durch Technik schneller falsch, nicht richtiger. Deshalb steht am Anfang die Aufnahme des tatsächlichen Ablaufs und nicht die Auswahl eines Werkzeugs.